Bu metin; public başvuru alanı, müşteri paneli, yönetim merkezi, finans ve destek akışında işlenen kişisel verilere ilişkin aydınlatmayı içerir.
Kişisel veriler; üyelik, firma onayı, kargo operasyonu, finans, güvenlik ve destek süreçlerinin yürütülmesi amacıyla ve ilgili hukuki sebeplere dayanılarak işlenir.
İlgili kişiler, 6698 sayılı Kanun kapsamında bilgi talep etme, düzeltme, silme ve itiraz haklarını kullanabilir; başvuru usulü aşağıda açıklanmıştır.
Gelsin Kargom platformunda işlenen kişisel veriler bakımından veri sorumlusu, platformu işleten gerçek veya tüzel kişidir. Bu metin, platformun mevcut canlı yapılandırmasına uygun bir hukukî taslak olarak hazırlanmış olup; ticaret unvanı, MERSİS numarası, vergi kimlik bilgileri, KEP adresi ve açık tebligat adresi gibi kurumsal alanların canlıya çıkmadan önce kesin ve doğru şekilde doldurulması gerekir.
Veri sorumlusu bilgileri, ilgili kişi başvurularının yönetilebilmesi ve hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi için açık, güncel ve doğrulanabilir şekilde paylaşılmalıdır. Aşağıdaki alanlar nihai şirket bilgilerinizle güncellenmelidir:
Platformda yalnızca hizmetin kurulması, yürütülmesi, güvenliğinin sağlanması, ticari kayıtların tutulması ve taleplerin sonuçlandırılması için gerekli olan kişisel veriler işlenir. İşlenen veri kategorileri, kullanıcının platformla kurduğu ilişkiye ve kullandığı modüllere göre değişebilir.
Aşağıdaki veri kategorileri, faaliyet akışına göre ayrı ayrı veya birlikte işlenebilir:
Kişisel veriler; üyelik başvurusunun alınması, firma onay sürecinin tamamlanması, taşıyıcı fiyatlarının sunulması, gönderi operasyonunun yönetilmesi, destek ve finans akışlarının yürütülmesi, hizmet güvenliğinin sağlanması, mevzuattan doğan kayıt ve ispat yükümlülüklerinin yerine getirilmesi amaçlarıyla işlenir.
İşleme amaçları, kullanıcıya sunulan somut hizmetle sınırlı tutulur; veriler, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde değerlendirilir.
Kişisel veriler, 6698 sayılı Kanun başta olmak üzere ilgili mevzuatta yer alan veri işleme şartlarına dayalı olarak işlenir. Her veri türü ve işlem faaliyeti için aynı hukuki sebebe dayanılması zorunlu değildir; işlem faaliyeti somut ilişkiye göre değerlendirilir.
Bu kapsamda, aşağıdaki hukuki sebeplerden biri veya birkaçı söz konusu olabilir:
Kişisel veriler; elektronik başvuru formları, panelde kullanıcı tarafından girilen alanlar, API ve entegrasyon akışları, destek formları, finans talep ekranları, log mekanizmaları, çerezler ve resmî/kurumsal başvuru kanalları aracılığıyla toplanabilir.
Veriler, doğrudan ilgili kişiden, kullanıcı hesabını yöneten firma yetkilisinden, platforma entegre edilen kaynak sistemlerden veya mevzuat kapsamında bilgi vermeye yetkili resmî mercilerden temin edilebilir.
Kişisel veriler, hizmetin yürütülmesi için gerekli olduğu ölçüde ve ilgili mevzuata uygun şekilde; taşıyıcı/kargo iş ortaklarına, entegrasyon sağlayıcılarına, altyapı ve barındırma hizmeti alınan teknik tedarikçilere, hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, hukukî ve malî danışmanlara veya zorunluluk halinde ödeme/finans altyapısı sağlayıcılarına aktarılabilir.
Aktarım, ölçülülük ilkesi gözetilerek ve sadece ilgili sürecin tamamlanması için gerekli alanlarla sınırlı şekilde yapılır.
Kişisel veriler, işleme amacının gerektirdiği süre kadar ve ilgili mevzuatta öngörülen zamanaşımı, ispat ve saklama yükümlülükleri boyunca saklanır. Saklama ihtiyacı ortadan kalktığında veya mevzuat kaynaklı zorunlu süre sona erdiğinde veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
Saklama süreleri veri kategorisine göre değişebilir. Ticari, finansal ve log kayıtları; muhasebe, vergi, uyuşmazlık ve bilgi güvenliği yükümlülükleri nedeniyle daha uzun süre tutulabilir.
Platformda öncelikle hizmetin çalışması için gerekli çerezler kullanılır. Zorunlu olmayan çerezler bakımından ilgili mevzuat ve güncel KVKK rehberleri doğrultusunda gerekli hallerde açık rıza alınır. Çerezler; oturumun sürdürülmesi, güvenlik kontrolleri, tercihlerin hatırlanması ve hizmet sürekliliği amaçlarıyla kullanılabilir.
Pazarlama, istatistik veya performans analizi amacıyla kullanılan çerezler devreye alınacaksa, bunların niteliği, saklama süresi ve kullanıcı tercihleri ayrıca güncel çerez bilgilendirmesinde gösterilmelidir.
İlgili kişiler, 6698 sayılı Kanun’un 11. maddesinde sayılan haklarını veri sorumlusuna başvurarak kullanabilir. Başvurular; kimliği doğrulanabilir şekilde ve ilgili mevzuata uygun kanallar üzerinden alınır, değerlendirilir ve mümkün olan en kısa sürede sonuçlandırılır.
Başvurunun cevaplandırılabilmesi için, talebin hangi kullanıcı/firma hesabı veya hangi veri kategorisiyle ilgili olduğunun açık şekilde belirtilmesi istenebilir.
İlgili kişi başvuruları; destek e-posta adresi, KEP adresi, noter, yazılı dilekçe veya ilgili mevzuatın izin verdiği diğer güvenli yöntemlerle yapılabilir. Başvuruda başvuru sahibinin kimliği, iletişim bilgileri, talebin konusu ve varsa dayanak bilgi/belgeler yer almalıdır.
Başvurular, kimlik doğrulama ve yetki kontrolünden geçirilebilir. Başvuru, üçüncü kişilerin verilerini veya ticari sır niteliğindeki bilgileri etkiliyorsa değerlendirme buna göre sınırlandırılabilir.
Bu aydınlatma metni, mevzuat değişiklikleri, ürün modüllerinin genişlemesi, teknik entegrasyonların değişmesi veya kurumsal yapıdaki güncellemeler doğrultusunda revize edilebilir. Güncel metin public sayfada yayımlandığı tarihten itibaren hüküm ifade eder.
Bu metin aydınlatma amacı taşır; açık rıza gerektiren hallerde ayrıca ve ayrı bir açık rıza mekanizması oluşturulmalıdır.